Informe del sistema de gestión documental para el fortalecimiento institucional del instituto peruano del deporte en la ciudad de Moquegua, periodo 2019-2020.
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Fecha
2022-09-21
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Editor
Universidad Nacional de Moquegua
Resumen
El presente trabajo se denomina “Informe del Sistema de Gestión
Documental para el Fortalecimiento Institucional del Instituto Peruano del
Deporte en la Ciudad de Moquegua, Periodo 2019 - 2020”, tiene como
objetivo describir las actividades realizadas como Bachiller de Gestión
Pública y Desarrollo Social, durante la experiencia laboral desarrollada en
calidad de servidor del Instituto Peruano del Deporte en la Región
Moquegua, para lo cual describiré brevemente los procesos, generalidades
y beneficios de este sistema informático.
Nuestro país se encuentra inmerso en un proceso de digitalización, iniciado
con la Ley N°27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado,
por la cual se declaró al Estado Peruano en proceso de modernización en
sus diferentes instancias, dependencias, entidades, organizaciones y
procedimientos, teniendo como principal propósito el “…mejorar la gestión
pública y contribuir en el fortalecimiento de un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del ciudadano”.
Bajo este concepto, abordare la experiencia desarrollada durante el uso
integral del sistema informático SGD y los beneficios que permiten
fortalecer la gestión institucional de la entidad; cabe mencionar que el
Instituto Peruano del Deporte se encuentra adscrito al Ministerio de
Educación, cuenta con autonomía técnica, funcional y administrativa para
el cumplimiento de sus funciones, tiene como misión mejorar la calidad de
vida de la sociedad peruana, promoviendo, articulando y facilitando el
desarrollo del deporte competitivo y recreativo como herramienta de cambio
social, con una gestión comprometida con excelencia y mejora continua.
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El Sistema de Gestión Documental se implementa en el IPD a partir del año
2018, con el objetivo de fortalecer la gestión institucional, mediante un
sistema informático que permita gestionar digitalmente expedientes y
documentos, el cual incrementara el nivel de eficiencia en la gestión
pública, mejorando los estándares de calidad en la atención al ciudadano y
contribuyendo en la reducción del impacto ambiental con medidas de
ecoeficiencia.
A nivel nacional se realizó progresivamente la ejecución de este sistema en
cada Región, siendo la primera instancia de este proceso las Oficinas de
Presidencia, posteriormente las áreas de administración, deportes,
almacenes y otros; siendo la labor especifica que desarrolle como servidor
de dicha institución el manejo íntegro del Sistema de Gestión Documental
en la oficina de Presidencia del IPD Moquegua, área que desarrolla
funciones de dirección, administración, representación y operatividad
propias de su jurisdicción.
Durante el desarrollo de las actividades encomendadas referidas al uso del
SGD, me permitió conocer a gran detalle su funcionamiento en sus
diferentes módulos administrativos, para lo cual desarrolle funciones de
recepción física y digital de expedientes administrativos propios de la
dependencia, solicitudes de la ciudadanía entre otros, derivación de
expedientes o solicitudes, emisión y creación de documentos
administrativos (oficios, memorandos, informes, cartas, etc.), seguimiento
y monitoreo de expedientes de interés de la entidad, población deportiva y
público en general, digitalización y preservación de documentación
administrativa en el sistema, así como también la transición de la era de
papel a una era digital que permita mejorar los procesos de gestión
administrativa e institucional mediante un servicio más optimo y de calidad.
Debo precisar que el Instituto Peruano del Deporte ha estableció un manual
del usuario SGD, así mismo realizó una capacitación masiva a todos los
trabajadores responsables de su uso en cada dependencia a nivel nacional,
bajo estas consideraciones una de mis responsabilidades era su manejo
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optimo y eficiente, para lo cual analice, verifique y probé todos los recursos
disponibles brindados por el manual y el sistema: Requerimientos técnicos,
accesos disponibles del sistema, principales formas de ingreso,
dependencias, recepción, emisión, consulta, seguimiento de
documentación administrativa y otros.
En el marco del proceso de transición hacia la era digital, se apreció el
impacto positivo del uso de este sistema, ya que a medida que se
implementaba y ejecutaba, la entidad superaba barreras que dificultaban el
desarrollo de sus actividades, los principales resultados que permitieron su
fortalecimiento, son la mejora en la productividad, costo, tiempo,
homologación, preservación documental y accesibilidad; por citar el IPD
Moquegua se encuentra a 18 horas de la Sede Central IPD Lima, para lo
cual usualmente se requería el servicio de un courier que brinde cobertura
por el término de la distancia, lo que ocasionaba en muchos casos que se
considere días adicionales de entrega, que generaba pérdida de tiempo,
costo y productividad.
Descripción
Palabras clave
Fortalecimiento institucional, Instituto peruano del deporte, Sistema de gestión documental